Słownik 42 pojęć z Krajowego Systemu e-Faktur, zweryfikowanych przeciwko aktualnej ustawie o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203 — ustawa wdrażająca obowiązkowy KSeF), schematowi FA(3) z listopada 2025 r. oraz oficjalnym komunikatom MF. Każde hasło zawiera krótką definicję, podstawę prawną (gdy dotyczy) i odnośnik do szczegółowego artykułu w naszej bazie wiedzy.
TL;DR: 40+ pojęć zweryfikowanych przeciwko aktualnej ustawie o VAT i schematowi FA(3). Wersja z 22 kwietnia 2026 r. — po 2,5 miesiącu od wdrożenia obowiązkowego KSeF dla największych podatników.
Jak czytać ten słownik
Hasła pogrupowane są alfabetycznie. W nawigacji poniżej widzisz tylko te litery, które mają wpisy. Przy każdym pojęciu podajemy: krótką definicję, podstawę prawną (artykuł ustawy) oraz sens praktyczny. Na końcu znajdziesz FAQ z pięcioma najczęściej zadawanymi pytaniami oraz listę źródeł zewnętrznych (ksef.podatki.gov.pl, podatki.gov.pl, isap.sejm.gov.pl).
Nawigacja: A · B · C · D · E · F · G · J · K · M · N · O · P · R · S · T · U · V · W · Z
A
API KSeF
Interfejs programistyczny Krajowego Systemu e-Faktur. Pozwala systemom ERP, księgowym i desktopowym wysyłać faktury, pobierać UPO, sprawdzać statusy i odczytywać ewidencję. Dokumentacja techniczna MF dostępna jest na ksef.podatki.gov.pl. Od 1 lutego 2026 r. API obsługuje wyłącznie schemat FA(3); wywołania w starszych wersjach schemy są odrzucane. Implementacja po stronie klienta wymaga certyfikatu KSeF lub tokenu (do 31 grudnia 2026 r.) — więcej w artykule o różnicach token vs certyfikat.
Anulowanie faktury
W KSeF nie ma mechanizmu anulowania faktury po nadaniu numeru KSeF. Każde wycofanie transakcji wymaga wystawienia faktury korygującej zgodnie z art. 106j ustawy VAT. Faktura z błędem, której jeszcze nie przyjął system (odrzucenie walidacyjne), jest w sensie prawnym niewystawiona i nie wymaga korekty. Szczegóły w artykule o fakturze korygującej w KSeF.
B
BFK (marker JPK)
Oznaczenie w JPK_V7 dla faktury wystawionej w okresie Braku dostępu do KSeF, czyli w trybie offline niedostępności ogłoszonej przez MF. Marker pozwala organowi odróżnić faktury z trybu awaryjnego od zwykłych faktur KSeF przy sprawdzaniu ewidencji. Obowiązek stosowania markera wynika z rozporządzenia MF w sprawie szczegółowego zakresu danych JPK_V7 (obowiązuje od 1 lutego 2026 r.).
C
Certyfikat KSeF
Elektroniczny identyfikator X.509 wydawany przez MF od 1 listopada 2025 r. Zastępuje token i będzie jedynym sposobem autoryzacji po 1 stycznia 2027 r. Ważność: 2 lata. Podstawa: art. 106nb ustawy VAT i przepisy wykonawcze. Certyfikat można wygenerować bezpłatnie w Aplikacji Podatnika KSeF po zalogowaniu Profilem Zaufanym. Szczegóły w artykule o migracji z tokenu na certyfikat.
CMR a KSeF
List przewozowy CMR (międzynarodowa konwencja CMR z 1956 r.) nie jest fakturą i nie trafia do KSeF. Przy fakturze za usługę transportową odniesienie do numeru CMR można umieścić w polu opisu pozycji schematu FA(3) lub w polu dodatkowym — ale sam CMR pozostaje dokumentem poza systemem. Więcej o specyfice transportu w artykule o KSeF w branży TSL.
D
DI (marker JPK)
Oznaczenie w JPK_V7 dla faktur wystawionych w trybie offline24 — kiedy niedostępność wynika z problemów po stronie wystawcy, a nie z awarii KSeF ogłoszonej przez MF. Pozwala organowi rozróżnić przyczyny trybu offline. Zestawienie wszystkich markerów JPK w artykule o KSeF a JPK_VAT.
Data wystawienia vs data otrzymania
Data wystawienia (pole P_1 w FA(3)) to moment utworzenia dokumentu przez wystawcę. Data otrzymania w KSeF to moment nadania numeru KSeF przez system. W trybie online daty są zwykle identyczne; w trybie offline24 mogą różnić się o 1-2 dni robocze. Dla obowiązku podatkowego liczy się data wystawienia zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy VAT.
E
Ewidencja VAT
Rejestr sprzedaży i zakupów prowadzony zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy VAT. Od 2026 r. ewidencja w JPK_V7 jest generowana automatycznie z faktur pobranych z KSeF. Oznacza to koniec ręcznego przepisywania danych z faktur kosztowych — pod warunkiem, że system księgowy poprawnie identyfikuje kontrahentów i klasyfikuje pozycje. Pianista robi tę klasyfikację lokalnie, bez chmury.
e-Faktura
Potoczne określenie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Nie jest to jednak synonim pojęcia z art. 2 pkt 32 ustawy VAT („faktura elektroniczna"), które obejmuje również PDF wysłany mailem. Od 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r. sam PDF nie wypełnia obowiązku KSeF — musi być XML w schemacie FA(3).
F
FA(2)
Poprzednia wersja schematu XSD faktury ustrukturyzowanej, obowiązująca w dobrowolnym KSeF w latach 2022-2025. Od 1 lutego 2026 r. schemat FA(2) nie jest akceptowany przez bramkę — wszystkie faktury muszą być w FA(3). Faktury wystawione w FA(2) przed 1 lutego 2026 r. zachowują ważność i nie wymagają konwersji.
FA(3)
Aktualna wersja schematu faktury ustrukturyzowanej obowiązująca od 1 lutego 2026 r. Opublikowana przez MF w listopadzie 2025 r. Zmiany vs FA(2): nowe pola dla załączników (brak binarnych, tylko metadane), rozszerzone pola dla faktur zaliczkowych, obsługa grup VAT. Pełna specyfikacja w artykule o FA(3) i na ksef.podatki.gov.pl.
Faktura ustrukturyzowana
Faktura wystawiona w KSeF w formacie XML zgodnym ze schematem FA(3). Zdefiniowana w art. 2 pkt 32a ustawy VAT. Kluczowa cecha: pole-po-polu, nie obraz. Pozwala organowi (i systemowi nabywcy) czytać dane maszynowo bez OCR. To fundament całej reformy KSeF 2.0.
Faktura pro forma
Dokument handlowy, który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Nie generuje obowiązku podatkowego, nie jest wystawiany w KSeF i nie powinien mieć numeru faktury z serii handlowej. W praktyce: pro forma = propozycja płatności; faktura właściwa wystawiana jest dopiero po jej zrealizowaniu (już w KSeF).
G
Grupa VAT
Podmiot złożony z kilku podatników, traktowany jako jeden podatnik VAT na podstawie art. 15a ustawy VAT. W KSeF faktury między członkami grupy nie są wystawiane (brak obrotu opodatkowanego); faktury zewnętrzne wystawia się na NIP grupy. Więcej kontekstu dla holdingów w artykule o KSeF dla spółki z o.o.
J
JPK_V7
Jednolity Plik Kontrolny łączący ewidencję VAT z deklaracją VAT-7 (dla rozliczenia miesięcznego) lub VAT-7K (kwartalnego). Od 2026 r. JPK_V7 rozpoznaje markery BFK, OFF, DI identyfikujące faktury z trybów awaryjnych KSeF. Pełne omówienie relacji KSeF-JPK w artykule o KSeF a JPK_VAT.
JPK_FA
Jednolity Plik Kontrolny Faktur. Od 2026 r. traci znaczenie praktyczne — dane faktur są dostępne dla organu bezpośrednio w KSeF. Nadal obowiązuje w przypadkach szczególnych (np. kontrola za okres sprzed wdrożenia KSeF obowiązkowego).
K
KKS (art. 62)
Art. 62 Kodeksu karnego skarbowego. § 1: faktura wadliwa lub niewystawiona — do 180 stawek dziennych grzywny. § 2: faktura nierzetelna (fikcyjna transakcja) — do 720 stawek dziennych lub kara pozbawienia wolności nie krótsza niż rok. Przepis działa niezależnie od moratorium na kary administracyjne — szczegóły w artykule o karach i sankcjach KSeF.
KSeF 2.0
Wersja obowiązkowa Krajowego Systemu e-Faktur wdrażana od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (> 200 mln zł sprzedaży w 2024 r.) i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych czynnych podatników VAT. Obejmuje nową infrastrukturę, nowe API, schemat FA(3) oraz moduł MCU. Harmonogram w artykule o terminach KSeF 2026.
Korekta faktury
Faktura korygująca wystawiana w KSeF zamiast anulowania. Podstawa: art. 106j ustawy VAT. W schemacie FA(3) numer KSeF oryginału wskazuje się w polu NrFaKorygowanej — to kluczowe dla poprawnego powiązania korekty z pierwotnym dokumentem. Praktyczne przykłady w artykule o fakturze korygującej.
M
MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień)
Komponent KSeF 2.0 zarządzający cyklem życia certyfikatów i uprawnień osób uprawnionych. Właściciel NIP w MCU nadaje pracownikom lub biurom rachunkowym konkretne zakresy działań: wystawianie, odczyt, przeglądanie ewidencji. Dostępny przez Aplikację Podatnika KSeF i API. Zobacz jak nadać uprawnienia pracownikowi.
Moratorium KSeF
Zawieszenie kar administracyjnych z art. 106ni ustawy VAT do 31 grudnia 2026 r. Dotyczy wyłącznie sankcji nakładanych decyzją naczelnika US. Nie obejmuje odpowiedzialności karno-skarbowej (art. 62 KKS), ani dodatkowego zobowiązania z art. 112b, ani odsetek za zwłokę. Pełna analiza w artykule o karach KSeF.
N
NIP
Numer Identyfikacji Podatkowej. W schemacie FA(3) występuje w dwóch kluczowych polach: Podmiot1/NIP (sprzedawca) i Podmiot2/NIP (nabywca). Walidacja algorytmem kontrolnym jest obligatoryjna — faktura z niepoprawnym NIP zostanie odrzucona przez bramkę KSeF przed nadaniem numeru.
NrKSeF
Unikalny identyfikator faktury nadawany przez KSeF po przyjęciu dokumentu. Długość 35 znaków, format: NIP-RRRRMMDD-XXXXXXXX-NN, gdzie NIP to NIP wystawcy, data to dzień nadania, pozostałe pola to identyfikator techniczny. Od chwili nadania NrKSeF faktura uznawana jest za wystawioną w rozumieniu ustawy VAT. Więcej w artykule o numerze KSeF.
NrKSeFN
Numer referencyjny wystawcy przed wysłaniem faktury do KSeF. Techniczny identyfikator sesji w API, nie pojawia się na wizualizacji faktury i nie ma znaczenia dla nabywcy. Służy wystawcy do śledzenia statusu przesyłki w trybie asynchronicznym.
O
Offline24
Tryb pozwalający wystawić fakturę poza KSeF z obowiązkiem przesłania nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Podstawa: art. 106nda ustawy VAT. Nie wymaga ogłoszenia awarii przez MF — wystarczy problem techniczny po stronie wystawcy (np. przerwa internetowa). Szczegóły w artykule o trybie offline i awaryjnym.
OFF (marker JPK)
Oznaczenie w JPK_V7 dla faktur wystawionych w trybie offline w okresie awarii KSeF ogłoszonej przez MF. Pozwala rozróżnić faktury z trybu awaryjnego od faktur z offline24 (marker DI) i trybu niedostępności (marker BFK).
Obieg faktur
Wewnętrzny proces zatwierdzania faktury kosztowej w firmie: od automatycznego pobrania z KSeF, przez dekretację (przypisanie do konta księgowego, MPK, linii biznesowej), zatwierdzenie przez osoby upoważnione, aż po zaksięgowanie. KSeF nie zastępuje obiegu — dostarcza surowe dane. Pianista budowany jest wokół tego procesu: lokalna klasyfikacja po oddziałach, MPK, typach kosztów.
P
Pieczęć kwalifikowana
Elektroniczna pieczęć organizacji zgodna z rozporządzeniem eIDAS (nr 910/2014). W KSeF może służyć do autentykacji podmiotu i podpisywania faktur, ale jedynym nowym mechanizmem od 2026 r. jest certyfikat KSeF. Pieczęć kwalifikowana pozostaje użyteczna w autoryzacji ZAW-FA i komunikacji z organami.
Profil Zaufany
Środek identyfikacji elektronicznej obywatela RP. Umożliwia logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF dla osób fizycznych i jednoosobowych działalności (JDG). Nie służy do autoryzacji wystawiania faktur przez API — do tego potrzebny jest certyfikat KSeF (lub token do 31.12.2026).
Podmiot2 (pole FA(3))
Pole w schemacie FA(3) opisujące nabywcę faktury. Wymaga NIP (dla podmiotów PL) lub innego identyfikatora (dla transakcji zagranicznych — VAT UE, kod kraju + numer). Brak prawidłowego wypełnienia Podmiot2 jest najczęstszą przyczyną odrzucenia faktury przez bramkę KSeF przy fakturach eksportowych.
R
RODO a KSeF
Dane osobowe na fakturach (imię, nazwisko, adres, NIP osoby fizycznej) podlegają RODO. Administratorem danych pozostaje podatnik wystawiający fakturę; MF działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Istotne dla kancelarii, biur rachunkowych i doradców — szczegóły w artykule o bezpieczeństwie danych w KSeF.
S
Schemat XSD
Plik XML Schema Definition definiujący dopuszczalną strukturę faktury FA(3). Publikowany przez MF na ksef.podatki.gov.pl. Walidacja przez bramkę odbywa się przed nadaniem numeru KSeF — każda niezgodność ze schemą skutkuje odrzuceniem faktury.
Sesja interaktywna
Tryb pracy z API KSeF, w którym wystawca uwierzytelnia się raz (tokenem lub certyfikatem) i w ramach jednej sesji wysyła wiele faktur. Alternatywa dla trybu wsadowego (batch). Sesje wygasają po określonym czasie nieaktywności — dokumentacja techniczna na ksef.podatki.gov.pl określa dokładne limity.
T
Token KSeF
Starszy mechanizm autoryzacji (2022-2026). Ważność do 31 grudnia 2026 r. Od 1 listopada 2025 r. wydawane są certyfikaty KSeF — nowy mechanizm, który zastąpi token całkowicie. Do końca 2026 r. oba są dopuszczone. Zobacz jak wygenerować token KSeF i różnice token vs certyfikat.
Tajemnica zawodowa (doradcy)
Art. 37 ustawy o doradztwie podatkowym. Doradca musi zapewnić, by KSeF nie ujawniał danych objętych tajemnicą zawodową nieuprawnionym osobom. Praktycznie: odpowiednie uprawnienia w MCU i rozdzielenie dostępów między pracownikami kancelarii.
U
Uprawnienia
Zakres czynności w KSeF delegowanych osobie fizycznej lub podmiotowi (np. biuru rachunkowemu). Definiowany przez właściciela NIP w MCU. Typowe uprawnienia: wystawianie faktur, odczyt faktur sprzedażowych, odczyt kosztowych, przeglądanie historii, zarządzanie uprawnieniami. Szczegóły w artykule o uprawnieniach pracownika w KSeF.
UPO
Urzędowe Poświadczenie Odbioru — dokument potwierdzający, że system publiczny otrzymał przesłany dokument. W KSeF odpowiednikiem UPO jest nadanie numeru KSeF, które zwraca bramka w odpowiedzi na przyjęcie faktury. Sam XML faktury + NrKSeF + data nadania = kompletny dowód wystawienia.
V
Visure (JPK_VAT)
Potoczna nazwa wizualizacji faktury ustrukturyzowanej — rendering XML FA(3) do formatu czytelnego dla człowieka (PDF, HTML). Wizualizacja nie jest fakturą w sensie prawnym (fakturą jest XML z numerem KSeF), ale służy w obiegu handlowym: wysyłka do kontrahenta spoza PL, archiwum lokalne, kontrola przez menedżera.
W
WDT
Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów — zdefiniowana w art. 13 ustawy VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. faktura WDT jest wystawiana w KSeF przez sprzedawcę PL, nawet jeśli nabywca z UE nie ma dostępu do KSeF. Wizualizację dla nabywcy przesyła się w formie PDF poza systemem. Więcej w artykule o fakturach zagranicznych w KSeF.
WNT
Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów — art. 9 ustawy VAT. Faktury otrzymane od dostawcy z UE nie trafiają do KSeF (dostawca zagraniczny nie ma obowiązku). Rozliczenie VAT od WNT (samonaliczenie) wykazuje się w JPK_V7 na podstawie faktury od dostawcy i wewnętrznego dokumentu księgowego.
Wyjątek 10 000 zł
Limit sprzedaży miesięcznej do 10 000 zł brutto zwalniający z obowiązku wystawiania w KSeF do 31 grudnia 2026 r. Dotyczy łącznej sprzedaży w miesiącu, nie pojedynczej faktury. Po przekroczeniu limitu — obowiązek KSeF od faktury, która limit przekroczyła. Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek wygasa. Źródło: komunikat MF.
Z
ZAW-FA
Formularz zawiadomienia o osobach uprawnionych do wystawiania faktur w imieniu podatnika. Od 2026 r. składany wyłącznie elektronicznie przez KSeF / Aplikację Podatnika. Zastępuje wcześniejsze papierowe zgłoszenia osób upoważnionych. Wymagany przed udostępnieniem uprawnień pracownikom lub biurom rachunkowym.
Załącznik do faktury
W schemacie FA(3) załączniki binarne (PDF, Excel) nie są obsługiwane bezpośrednio. Dodatkowe dokumenty (umowy, specyfikacje, zestawienia, CMR) przekazuje się poza KSeF — zwykle mailem lub przez EDI. W polu opisowym faktury można umieścić odesłanie („zgodnie z umową z dnia..."), ale sam załącznik pozostaje osobno. Praktyka archiwizacyjna w artykule o archiwizacji faktur.
Źródła zewnętrzne
- ksef.podatki.gov.pl — oficjalny portal MF z dokumentacją techniczną, schematami XSD i komunikatami o awariach.
- podatki.gov.pl/ksef — sekcja KSeF na portalu Ministerstwa Finansów z wyjaśnieniami prawnymi.
- Dz.U. 2025 poz. 1203 — ustawa wdrażająca obowiązkowy KSeF (Internetowy System Aktów Prawnych Sejmu RP).
- Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 — ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity).
- ksef.podatki.gov.pl — wyjątek 10 000 zł — wyjaśnienie MF dla mikrosprzedaży.
- ksef.podatki.gov.pl — tryb offline24 — instrukcja operacyjna trybu offline24.
FAQ — 5 najczęstszych pytań
Czym różni się faktura ustrukturyzowana od e-faktury PDF?
Faktura ustrukturyzowana to XML zgodny ze schematem FA(3) wystawiony w KSeF. PDF wysłany mailem to faktura elektroniczna w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy VAT, ale nie jest fakturą ustrukturyzowaną i od 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r. nie wypełnia obowiązku KSeF. Fakturą w sensie reformy KSeF 2.0 jest wyłącznie dokument z numerem KSeF nadanym przez bramkę.
Czy numer KSeF to to samo co numer faktury?
Nie. Numer faktury (pole P_2 w FA(3)) nadaje wystawca według własnej numeracji handlowej. NrKSeF to 35-znakowy identyfikator nadawany przez system po przyjęciu dokumentu. Oba występują na fakturze ustrukturyzowanej i oba mają znaczenie prawne — numer faktury dla obiegu handlowego, NrKSeF dla potwierdzenia wystawienia w systemie.
Token czy certyfikat KSeF w 2026 roku?
Tokeny są ważne do 31 grudnia 2026 r. Nowe autoryzacje wydawane są od 1 listopada 2025 r. jako certyfikaty KSeF (X.509). Do końca 2026 r. dopuszczone są oba mechanizmy; od 1 stycznia 2027 r. tylko certyfikat. Rekomendacja: migrować do certyfikatu przed IV kwartałem 2026 r., by uniknąć presji na ostatnie tygodnie.
Co to jest offline24?
Tryb wystawiania faktury poza KSeF z obowiązkiem przesłania nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Podstawa: art. 106nda ustawy VAT. Dopuszczalny bez żadnej zewnętrznej przesłanki — wystarczy problem po stronie wystawcy (brak internetu, awaria ERP). Przesłanie faktury po terminie skutkuje od 2027 r. karą z art. 106ni ustawy VAT.
Czy KSeF obsługuje załączniki do faktury?
Nie. Schemat FA(3) nie przewiduje załączników binarnych (PDF, DOCX, XLSX). Dodatkowe dokumenty — umowy, specyfikacje, protokoły odbioru, CMR — przekazuje się poza KSeF, najczęściej mailem lub przez EDI. W polu opisowym faktury warto dodać odniesienie do tych dokumentów, żeby zachować powiązanie.