DG-1 - miesięczne sprawozdanie z faktur KSeF

TL;DR: DG-1 to miesięczne badanie działalności gospodarczej GUS dla firm zatrudniających 10 i więcej osób. Przychody netto ze sprzedaży i eksport towarów wyciągniesz z faktur KSeF w kilka minut, jeśli dekretacja wiąże numer KSeF z kontem przychodów i flagą eksportu. Dane o zatrudnieniu i pracujących trzeba uzupełnić z systemu kadrowego. Termin - 5. dzień roboczy po miesiącu.

DG-1 („Meldunek o działalności gospodarczej”) to jedno z najkrótszych, ale też najczęściej składanych sprawozdań GUS. Wypełnia się go co miesiąc, a termin - 5. dzień roboczy po zakończeniu miesiąca - sprawia, że w biurze rachunkowym co miesiąc wpada w to samo okno, w którym miesza się z zamknięciem ksiąg, deklaracją VAT i JPK_V7. W praktyce zajmuje on 45-90 minut na klienta, z czego większość to nie wypełnianie samego formularza, a zbieranie danych źródłowych.

Formularz ma trzy działy. Dział 1 zawiera podstawowe dane (przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów oraz informacje o zatrudnieniu). Dział 2 uzupełniają jednostki przemysłowe (sprzedaż eksportowa towarów). Dział 3 dotyczy jednostek usługowych, w tym transportu (ładowność taboru, masa przewiezionych ładunków). KSeF daje dane pieniężne do Działu 1 i Działu 2. Dział 3 w części ilościowej wymaga systemu operacyjnego, nie faktur.

Mapping pól DG-1 na dane z KSeF

Dział 1 DG-1 zawiera pole przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów w tysiącach złotych, rozbite na sprzedaż produktów (w tym usług produkcyjnych) oraz sprzedaż towarów. Dział 2 prosi o wartość sprzedaży eksportowej w obrębie tych przychodów. Pozostałe pola Działu 1 to zatrudnienie i - w zależności od wariantu - liczba pracujących dla których podmiot sprawozdawczy jest głównym miejscem pracy na ostatni dzień miesiąca.

Pole DG-1	Pole FA(3) / agregacja z KSeF	Uwaga
Przychody netto ze sprzedaży produktów i usług (tys. zł)	Suma P_13 z faktur sprzedaży zaksięgowanych na kontach sprzedaży produktów / usług (70x, 73x dla usług produkcyjnych)	Rozdzielenie produkty vs usługi wynika z dekretacji. Przeliczenie na tysiące - zaokrąglenie do pełnego tysiąca
Przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów (tys. zł)	Suma P_13 z faktur sprzedaży zaksięgowanych na kontach sprzedaży towarów i materiałów (730, 731)	Typowo pozycja dla handlu detalicznego i hurtowego
Sprzedaż eksportowa (tys. zł)	Suma P_13 z faktur sprzedaży, w których Podmiot2.KodKraju jest inny niż PL, za dany miesiąc	Dla firm przemysłowych w Dziale 2. Obejmuje zarówno WDT (UE) jak i eksport poza UE
Liczba pracujących na ostatni dzień miesiąca	Nie z KSeF	Raport kadrowy, stan na ostatni dzień miesiąca
Przeciętne zatrudnienie w etatach	Nie z KSeF	Raport kadrowo-płacowy, przeciętne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty
Ładowność taboru, masa przewiezionych ładunków (dla TSL)	Nie z KSeF	System TMS, raporty operacyjne. Faktury pokazują wartość, nie ilość

W bieżącej wersji formularza dochodzi - w zależności od profilu firmy - pytanie o wynagrodzenia brutto oraz o wartość produkcji sprzedanej (dla jednostek przemysłowych). Wynagrodzenia są zawsze poza KSeF. Wartość produkcji sprzedanej jest bliska przychodom netto ze sprzedaży produktów, ale w niektórych wariantach koryguje się ją o zmianę stanu produktów gotowych. Zmiana stanu to dane magazynowe, nie KSeF.

Jak wyciągnąć dane z KSeF dla DG-1

Procedura dla Działu 1 i 2 jest krótsza niż dla F-01/I-01, bo ogranicza się do sprzedaży. Trzy kroki wystarczą.

Krok 1 - filtr po miesiącu. Pobierasz faktury z KSeF za okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca po polu DataWystawienia. Dla DG-1 liczy się data wystawienia, nie data sprzedaży, zgodnie z praktyką GUS dla badań miesięcznych.

Krok 2 - kierunek sprzedaży. Filtrujesz tylko te faktury, w których Twój NIP jest w polu Podmiot1 (sprzedawca). Faktury zakupu nie wchodzą do DG-1, w przeciwieństwie do F-01/I-01. Schemat opisujemy w artykule o fakturze ustrukturyzowanej FA(3).

Krok 3 - rozdzielenie produkty / towary / eksport. Tu wchodzi dekretacja i pole KodKraju nabywcy. Suma P_13 po kontach 70x daje sprzedaż produktów. Suma P_13 po kontach 73x - sprzedaż towarów. Suma P_13 po warunku „Podmiot2.KodKraju nie jest PL” - sprzedaż eksportowa, niezależnie od tego czy to sprzedaż produktu czy towaru. Wartości wpisujesz w tysiącach złotych.

Dla firm o jednej lokalizacji to wszystko. Dla firm z oddziałami dochodzi warstwa klasyfikacyjna - każda faktura musi wiedzieć, z którego oddziału pochodzi. O tym piszemy w sprawozdawczości GUS firmy wielooddziałowej oraz w praktyce opisujemy w poradniku o klasyfikacji faktur po oddziałach.

Pułapki DG-1, o których pamiętają rzadko

Piąty dzień roboczy, nie piąty dzień kalendarzowy. DG-1 ma dość nietypowy termin - 5 dni roboczych po zakończeniu miesiąca, a nie 5 kalendarzowych. W miesiącach z długimi weekendami (maj, listopad, styczeń) przekłada się to nawet na 8-9 dzień kalendarzowy. W praktyce warto mieć zamknięcie wstępne miesiąca (przychody netto) gotowe trzy dni po końcu miesiąca, żeby nie spadać na ostatni moment.

Korekty w miesiącu. Faktura korygująca wystawiona w tym samym miesiącu co faktura pierwotna wchodzi do DG-1 w sumie netto, czyli P_13 faktury pierwotnej minus P_13 korekty (dla korekty in minus). Pominięcie korekty zawyża przychód miesiąca. Z kolei korekta wystawiona w następnym miesiącu pomniejsza przychód tego następnego miesiąca - to wariant memoriału wystawienia, analogiczny jak w F-01/I-01.

Tysięce zł z zaokrągleniem. DG-1 przyjmuje wartości w tysiącach złotych. Sprzedaż 1 234 567 zł raportujesz jako 1 235 tys. zł. Zaokrąglenie matematyczne w górę/dół dla wartości z końcówką od 500. Błąd o 1 tysiąc przy dużych firmach jest tolerowalny i nie wzbudza pytań, ale systematyczne zaokrąglanie w tę samą stronę może przy rocznym bilansowaniu wprowadzić rozbieżność.

Faktury anulowane i odrzucone. Faktura odrzucona przez bramkę KSeF nie istnieje i nie wchodzi do sprawozdań - podobnie jak w przypadku konsekwencji z kar i sankcji KSeF. Faktura wystawiona, a następnie anulowana przez korektę do zera, wchodzi w całości z pierwotną wartością, a korekta pomniejsza - jeśli oba zdarzenia nastąpiły w tym samym miesiącu, wartości się kompensują do zera.

Sprzedaż eksportowa a NrVatUE. W Dziale 2 DG-1 sprzedaż eksportowa obejmuje zarówno eksport w rozumieniu VAT (dostawa do kraju trzeciego) jak i wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT, czyli UE). GUS nie rozróżnia tutaj obu kategorii - liczy się „sprzedaż towarów i materiałów poza granice Polski”. W KSeF da się rozróżnić po polu NrVatUE w sekcji Podmiot2, co jest pomocne przy kontroli krzyżowej z VAT-UE, ale dla DG-1 sumujesz je razem. Szczegóły w artykule o KSeF a fakturach zagranicznych.

Dane kadrowe - klucz do Działu 1

Przychody bez zatrudnienia nie wystarczą. DG-1 zawiera pole o liczbie pracujących dla których firma jest głównym miejscem pracy, stan na ostatni dzień miesiąca. W praktyce to liczba pracowników na umowę o pracę oraz - w zależności od wariantu formularza - osób na umowach cywilnoprawnych, dla których Twoja firma jest jedynym zleceniodawcą. Źródło to lista płac, raport kadrowy albo eksport z systemu Płatnik (lista RCA na ostatni dzień miesiąca).

KSeF dostarcza faktury, nie pracowników. To jest też odpowiedź na pytanie, dlaczego nawet najbardziej zautomatyzowana sprawozdawczość GUS nie obejdzie się bez co najmniej jednego systemu dodatkowego - kadrowego lub HRM. Całą mapę danych, której KSeF nie dostarcza, opisujemy w pillarze o 72 formularzach GUS a KSeF.

Scenariusz: firma produkcyjna, pierwszy miesiąc

Dla konkretu - firma produkująca elementy stalowe, 45 pracowników, dwa oddziały (Kielce i Radom), miesiąc styczeń 2026. Procedura przygotowania DG-1:

Wyciąg z KSeF za styczeń: filtr DataWystawienia od 2026-01-01 do 2026-01-31, kierunek sprzedaż. Załóżmy 420 faktur.
Sprzedaż produktów: suma P_13 z faktur na kontach 701, 702. Powiedzmy 2 345 000 zł.
Sprzedaż towarów: suma P_13 z faktur na 730. Niech będzie 120 000 zł.
Sprzedaż eksportowa: suma P_13 z faktur gdzie Podmiot2.KodKraju nie jest PL. Niech będzie 540 000 zł (w tym 320 000 zł UE z NrVatUE, 220 000 zł poza UE).
Zatrudnienie: z systemu kadrowego, 45 osób na koniec stycznia, 43,5 etatu przeciętnego.
Wpisanie w DG-1: przychód ze sprzedaży produktów 2 345 tys. zł, towarów 120 tys. zł, eksport 540 tys. zł, zatrudnienie 45, etaty 43,5.
Dla dwóch oddziałów - jeśli GUS wymaga sprawozdania per REGON jednostki lokalnej - powtarzasz procedurę, filtrując faktury po wymiarze oddziału. To jest moment, w którym klasyfikacja faktur po oddziale robi różnicę godzin. Szczegóły w naszym przewodniku o KSeF dla firm z oddziałami.

Całość - przy dobrze ustawionej dekretacji i klasyfikacji - zajmuje 20-30 minut. Ręczne zebranie tych samych danych z rejestru VAT i Excela to typowo 90 minut.

FAQ - praktyka

Kto musi składać DG-1 w 2026 r.?

DG-1 to miesięczne badanie działalności gospodarczej prowadzone przez GUS. Obowiązek dotyczy podmiotów zatrudniających 10 i więcej osób w sektorach produkcji, budownictwa, handlu, transportu i wybranych usług, wytypowanych do badania przez urząd statystyczny. Informacja o obowiązku trafia na Portal Sprawozdawczy raport.stat.gov.pl. Firmy poniżej progu 10 zatrudnionych zazwyczaj nie dostają DG-1, ale mogą dostać SP-3 roczne.

Do kiedy złożyć DG-1 za kwiecień 2026?

Termin złożenia DG-1 to 5. dzień roboczy po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego. Za kwiecień 2026 r. termin przypada na 8 maja 2026 r., bo 1 maja i 3 maja to dni wolne. Za maj - na 8 czerwca 2026 r. System na Portalu Sprawozdawczym nie przyjmie formularza po terminie bez wezwania do wyjaśnień.

Skąd wziąć przychód netto ze sprzedaży miesięcznej?

Suma pola P_13 (wartość netto) ze wszystkich faktur sprzedażowych wystawionych w danym miesiącu, przefiltrowana po DataWystawienia. Dla firm produkcyjnych rozdzielenie na sprzedaż produktów i sprzedaż towarów wynika z dekretacji księgowej, a nie wprost z KSeF. Korekty in minus pomniejszają sprzedaż w miesiącu ich wystawienia, co może się różnić od miesiąca faktury pierwotnej.

Jak rozpoznać faktury eksportowe w KSeF dla DG-1?

W schemacie FA(3) sekcja Podmiot2 zawiera adres nabywcy wraz z polem KodKraju. Faktury eksportowe to te, w których KodKraju jest inny niż PL. Dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) dodatkowo sprawdzasz pole NrVatUE kontrahenta - jego obecność oznacza kontrahenta z UE. Sprzedaż poza UE (eksport w ścisłym rozumieniu VAT) to pozostałe faktury z niepolskim kodem kraju i bez NrVatUE.

Czy DG-1 wymaga danych o zatrudnieniu?

Tak. Dział 1 DG-1 zawiera pytania o liczbę pracujących - osoby, dla których podmiot sprawozdawczy jest głównym miejscem pracy, stan na ostatni dzień miesiąca. Tych danych KSeF nie dostarcza. Musisz je wyciągnąć z systemu kadrowo-płacowego (Comarch, Symfonia, Enova, Płatnik). Korzystając z raportu HR na koniec miesiąca przepisujesz liczbę do pola odpowiadającego kategorii zatrudnienia.

Firma transportowa - co wpisuje w Dziale 3 DG-1?

Dział 3 DG-1 dotyczy jednostek usługowych, w tym transportu. Dla firm TSL wypełnia się w nim między innymi łączną ładowność taboru w tonach oraz masę przewiezionych ładunków w tonach. Te dane pochodzą z systemu TMS lub z raportów operacyjnych, a nie z KSeF. Faktura sprzedażowa za usługę transportową pokazuje wartość w PLN, ale nie pokazuje masy ładunku ani ładowności pojazdu. Więcej w artykule o KSeF dla transportu i TSL.

Czy korekty wewnątrz miesiąca można pominąć?

Nie. Korekta wystawiona w tym samym miesiącu co faktura pierwotna zmniejsza (lub zwiększa) wartość sprzedaży ujmowaną w DG-1 za ten sam miesiąc. Obie faktury - pierwotna i korygująca - widnieją w KSeF pod osobnymi numerami i obie trzeba uwzględnić w sumie P_13, z tym że korekta z wartością ujemną. Pominięcie korekty zawyża sprzedaż, co przy następnym miesięcznym badaniu może wzbudzić pytanie z urzędu statystycznego.

Źródła i podstawa prawna

Pianista pobiera faktury z KSeF lokalnie i klasyfikuje je po wymiarach potrzebnych do DG-1: miesiąc wystawienia, konto przychodu (produkt / towar / usługa), kod kraju nabywcy. Przy zamknięciu miesiąca zestawienie dla Działu 1 i 2 jest gotowe do przepisania do Portalu Sprawozdawczego, zanim zamkniesz księgę główną. Więcej o całej mapie sprawozdań GUS - w pillarze o 72 formularzach GUS a KSeF.