F-01/I-01: jak wypełnić z danych KSeF - mapping wiersz po wierszu

TL;DR: F-01/I-01 to kwartalne sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym. Z faktur KSeF wyciągniesz około 60-70% wartości liczbowych do Działu 1 (rachunek zysków i strat), jeśli dekretacja wiąże numer KSeF z kontem księgowym. Pozostałe pola - amortyzacja, wynagrodzenia, rezerwy - uzupełnisz z systemu FK i kadrowego. Czas przygotowania spada z 3-4 godzin na około 30 minut.

F-01/I-01, czyli „sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym oraz o nakładach na środki trwałe”, jest jednym z najczęściej spotykanych formularzy GUS w firmie prowadzącej księgi handlowe. Wypełnia się go kwartalnie, a dla największych podmiotów - również w wersji rocznej. Główna część, Dział 1, to w praktyce kwartalny rachunek zysków i strat w układzie porównawczym (koszty rodzajowe): przychody netto ze sprzedaży, pozostałe przychody operacyjne, koszty rodzajowe (amortyzacja, materiały i energia, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, pozostałe koszty), wartość sprzedanych towarów i materiałów oraz wynik finansowy.

Ręczne zebranie danych do F-01/I-01 zajmuje w biurze rachunkowym od 3 do 5 godzin na klienta. Trzeba zaciągnąć rejestr VAT sprzedaży, rejestr VAT zakupu, zestawienie obrotów i sald z kont 7xx i 4xx, przeliczyć waluty, zsumować i wpisać w odpowiednie pola Portalu Sprawozdawczego. KSeF tej pracy nie wykona za Ciebie, ale odda Ci surowe dane, z których większość wierszy Działu 1 liczy się jednym zapytaniem po dekretacji.

Mapping wiersz po wierszu - Dział 1

Tabela niżej pokazuje, z którego pola schematu FA(3) i przy jakiej agregacji pobiera się wartość do konkretnego wiersza RZiS. Numery wierszy w aktualnej wersji formularza za 2026 r. są stabilne rok do roku w obrębie rachunku zysków i strat, ale pojedyncze pozycje uzupełniające mogą się zmieniać - przed wysyłką warto porównać z bieżącą wersją wzoru ze strony form.stat.gov.pl.

Wiersz RZiS w F-01/I-01	Pole FA(3) / agregacja z KSeF	Uwaga
Przychody netto ze sprzedaży produktów	Suma P_13 z faktur sprzedaży, zakwalifikowanych w dekretacji na konta sprzedaży produktów (70x dla produktów własnych)	Rozdzielenie produkty / towary / usługi wynika z planu kont, nie z KSeF
Przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów	Suma P_13 z faktur sprzedaży zaksięgowanych na kontach sprzedaży towarów (np. 730)	Pozycja istotna dla handlu. W branży produkcyjnej zwykle niska lub zerowa
Zmiana stanu produktów	Nie wyciągniesz z KSeF	Wartość z ewidencji produkcji w toku i wyrobów gotowych, system magazynowy lub ERP
Amortyzacja	Nie wyciągniesz z KSeF	Ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych
Zużycie materiałów i energii	Suma P_13 z faktur zakupu zaksięgowanych na 401 (materiały) i 402 (energia), rozbicie po GTU jeśli dostępne	Faktury za prąd, gaz, wodę identyfikowalne po NIP dostawcy (PGNiG, Tauron, PGE, Enea, Energa)
Usługi obce	Suma P_13 z faktur zakupu na koncie 403 (usługi obce), w tym transport, najem, telekomunikacja, usługi informatyczne	Najszersza kategoria - tu wpadają SaaS, reklamy, księgowość, doradztwo prawne
Podatki i opłaty	Częściowo z KSeF - faktury za opłaty notarialne, koncesje, opłaty lokalne jeśli dokumentowane fakturą	Podatek od nieruchomości, PCC, opłaty urzędowe nie są na fakturze
Wynagrodzenia	Nie wyciągniesz z KSeF	System kadrowo-płacowy, lista płac, umowy o dzieło i zlecenia
Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia	Nie wyciągniesz z KSeF	DRA, raporty ZUS, dobrowolne ubezpieczenia
Pozostałe koszty rodzajowe	Częściowo - podróże służbowe, reprezentacja i reklama z faktur zakupu na kontach 409	Delegacje z ryczałtu dietowego nie są na fakturze
Wartość sprzedanych towarów i materiałów	Nie wyciągniesz bezpośrednio z KSeF	Koszt własny sprzedanych towarów wynika z zapasów i cen zakupu, ewidencja magazynowa
Pozostałe przychody operacyjne	Nieistotne w KSeF - głównie zdarzenia jednorazowe (zbycie środka trwałego) identyfikowalne po kategorii faktury	Rozwiązane rezerwy, odzyskane należności spisane - poza KSeF
Podatek dochodowy	Nie wyciągniesz z KSeF	CIT-8, wyliczenie z ksiąg

W bieżącej wersji formularza dochodzą sekcje uzupełniające: nakłady na środki trwałe, przeciętne zatrudnienie w etatach przeliczeniowych, liczba pracujących na koniec okresu, wartość importu, wartość eksportu. Nakłady inwestycyjne, zatrudnienie i wynagrodzenia to dane spoza KSeF. Wartości importu i eksportu można w dużej części wyprowadzić z faktur zagranicznych (o tym osobno w artykule o DNU-K i DNU-R).

Jak wyciągnąć to z KSeF - praktyka

Na poziomie technicznym wystarczą Ci cztery operacje: pobranie faktur za okres sprawozdawczy, filtrowanie po kierunku (sprzedaż / zakup), powiązanie z dekretacją i sumowanie netto w grupach odpowiadających wierszom RZiS. W praktyce procedura wygląda tak.

Krok 1 - okno czasowe. Dla pierwszego kwartału 2026 r. filtruj po polu DataWystawienia od 2026-01-01 do 2026-03-31 włącznie. Dla sprzedaży to zasada „memoriału wystawienia”, dla zakupu - daty wpływu dokumentu do firmy, czyli pola DataZakupu (jeśli dostępne) lub DataWystawienia jako przybliżenie.

Krok 2 - rozdzielenie kierunków. Sprzedaż rozpoznajesz po polu Podmiot1 (Twój NIP jako sprzedawcy), zakup - po polu Podmiot2 (Twój NIP jako nabywcy). Szczegóły schematu opisujemy w artykule o fakturze ustrukturyzowanej FA(3).

Krok 3 - powiązanie z dekretacją. Tu kończy się KSeF, zaczyna Twój program księgowy. Dekretacja mówi, na które konto trafia każda faktura: przychód ze sprzedaży produktów (70x), koszt materiałów (401), energia (402), usługi obce (403). Bez tego powiązania liczysz tylko sumy zbiorcze, a to nie wystarczy dla F-01/I-01.

Krok 4 - sumowanie po kontach. Zapytanie: „suma P_13 z faktur sprzedaży zaksięgowanych na 701 za pierwszy kwartał 2026 r.”. Wynik jest liczbą do wiersza „przychody netto ze sprzedaży produktów”. Analogicznie dla każdego konta rodzajowego. Jest to praca kilku minut, o ile dekretacja jest zrobiona na bieżąco - a zwykle jest, bo inaczej nie wypełniłbyś deklaracji VAT ani JPK_V7.

W firmach wielooddziałowych dochodzi dodatkowy wymiar: rozdzielenie danych per jednostka lokalna. O tym piszemy w osobnym artykule o sprawozdawczości GUS firmy wielooddziałowej oraz w poradniku o klasyfikacji faktur po oddziałach.

Edge cases, czyli pułapki

Faktury korygujące. GUS oczekuje zasady memoriału wystawienia - korekta wchodzi w okres swojego wystawienia, nie w okres faktury pierwotnej. Korekta in minus wystawiona 5 kwietnia 2026 r. do faktury z lutego pomniejsza przychody drugiego kwartału, a nie pierwszego. Jest to różnica względem VAT, gdzie stosuje się inne zasady uznania korekt za okresy.

Faktury walutowe. F-01/I-01 wypełniasz w tysiącach złotych. Faktury w EUR, USD, GBP przeliczasz po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego lub - w przypadku rachunkowości - dzień wystawienia faktury, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości. KSeF trzyma kwote w walucie oryginalnej i kod waluty w KodWaluty; przeliczanie jest po Twojej stronie.

Faktury z zagranicy. Import usług od kontrahenta spoza Polski może być udokumentowany fakturą spoza KSeF (zagraniczny kontrahent nie ma obowiązku wystawiania przez KSeF). Wartość takiej faktury wchodzi do kosztów rodzajowych Działu 1 (najczęściej usługi obce), a do Działu uzupełniającego o imporcie jako wartość importu. Szczegóły w artykule o KSeF a fakturach zagranicznych.

Faktury pro forma i zaliczkowe. Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie powinna trafić do KSeF. Faktura zaliczkowa już tak. W F-01/I-01 przychód ze sprzedaży rozpoznaje się zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości (moment wykonania świadczenia), a nie w momencie otrzymania zaliczki. W praktyce oznacza to korektę na minus pobranej kwoty z sumy sprzedaży, jeśli zaliczka i dostawa wypadły w różnych kwartałach.

Sprzedaż zwolniona z VAT. Faktury dla czynności zwolnionych (np. art. 43 ustawy VAT) też trafiają do KSeF i też wchodzą do przychodów w F-01/I-01. Liczy się wartość netto z P_13, zwolnienie VAT nie zmienia klasyfikacji rachunkowej.

Faktury anulowane. Faktura odrzucona przez bramkę KSeF nie istnieje w rozumieniu ustawy VAT i nie wchodzi do żadnych sprawozdań. Faktura wystawiona, a następnie skorygowana do zera (anulowana poprzez korektę) wchodzi zarówno pierwotnie, jak i korekta, w odpowiednich okresach. Gdyby nastąpiło to w jednym kwartale, wartości się kompensują.

Dane uzupełniające - czego szukać poza KSeF

Dział uzupełniający F-01/I-01 obejmuje między innymi nakłady na środki trwałe (rozpoczęte i zakończone inwestycje), przeciętne zatrudnienie w etatach przeliczeniowych, liczbę pracujących, wartość importu, eksportu oraz - w zależności od wersji - dotacje i subwencje otrzymane. Schematycznie:

Nakłady inwestycyjne - ewidencja środków trwałych w budowie (konto 083), księga inwestycji. Częściowo korelują z fakturami zakupu za środki trwałe, ale wartość brutto inwestycji w budowie obejmuje też robocizne własną i materiały z magazynu.
Przeciętne zatrudnienie - system kadrowy, raporty Z-03 lub wewnętrzny moduł HR. KSeF milczy.
Wartość importu - faktury zakupu od kontrahentów zagranicznych spoza UE i z UE (WNT). Częściowo da się wyciągnąć z KSeF po polu Podmiot2 z zagranicznym identyfikatorem, ale faktury od dostawców zagranicznych często do KSeF w ogóle nie trafiają.
Wartość eksportu - faktury sprzedaży z KodKraju poza PL. W FA(3) pole kraju nabywcy pozwala wyselekcjonować faktury eksportowe jednym filtrem.

Szerszy kontekst danych z KSeF dla ekipy finansowej opisujemy w artykule o KSeF dla controllingu, a całą mapę 72 formularzy w pillarze o GUS i KSeF.

FAQ - praktyka

Kto składa F-01/I-01 w 2026 r.?

Formularz wypełniają podmioty prowadzące księgi handlowe, wybrane do badania przez GUS na podstawie kryterium REGON, PKD i wielkości zatrudnienia. W praktyce dotyczy to spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółdzielni oraz jednostek budżetowych. Informacja o obowiązku przychodzi przez Portal Sprawozdawczy raport.stat.gov.pl. Mikrofirmy na uproszczonej ewidencji zazwyczaj nie dostają F-01/I-01 - mogą dostać SP-3.

Jaki jest termin składania F-01/I-01 za pierwszy kwartał 2026?

Termin dla pierwszego kwartału 2026 r. przypada na 20 kwietnia 2026 r. Kolejne terminy kwartalne to 20 lipca (za drugi kwartał), 20 października (za trzy kwartały) oraz 20 stycznia 2027 r. (za cztery kwartały). Jeżeli dzień przypada na sobotę, niedzielę lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Roczne sprawozdanie F-01/I-01 (wariant roczny) składa się zwykle do 22 marca.

Czy suma P_13 z KSeF daje mi przychody netto ze sprzedaży produktów?

Nie w całości. KSeF daje Ci sumę netto faktur sprzedażowych w polu P_13, ale F-01/I-01 wymaga osobnego wykazania przychodów ze sprzedaży produktów, towarów i usług. Rozdzielenie wynika z rozksięgowania faktur na konta zespołu 7xx w Twoim planie kont, a nie z danych KSeF. Dopiero łączenie numeru KSeF z kontem księgowym pozwala generować wiersze RZiS z jednej bazy.

Jak policzyć usługi obce dla F-01/I-01?

Suma wartości netto (P_13) faktur zakupowych, które w dekretacji trafiły na konta zespołu 4 typu „usługi obce” (np. 403). KSeF daje Ci pełną listę faktur zakupowych z NIP sprzedawcy, wartościami i datami. Rozksięgowanie na konkretne konto kosztowe wynika z reguł dekretacji w Twoim programie finansowo-księgowym. Jeśli masz powiązanie numer KSeF do konta, całość liczysz jednym zapytaniem.

Faktura korygująca z następnego kwartału - gdzie ją ująć?

Zgodnie z zasadą memoriału korekta pomniejsza przychody w okresie, w którym została wystawiona, a nie w okresie faktury pierwotnej. Jeśli fakturę sprzedażową wystawiłeś w marcu 2026 r., a korektę in minus w kwietniu 2026 r., to pierwszy kwartał pokazuje pełny przychód z marca, a drugi kwartał ujmie korektę. GUS oczekuje takiego podejścia w F-01/I-01 - inaczej niż VAT i JPK, gdzie zasady rozliczania korekt bywają inne.

Czy faktury walutowe z KSeF wchodzą do F-01/I-01 po kursie NBP?

Tak. F-01/I-01 wypełnia się w tysiącach złotych. Faktury walutowe (EUR, USD) przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. KSeF przechowuje fakturę w walucie oryginalnej wraz z polem KodWaluty; przeliczenia na PLN wymaga od Ciebie system księgowy, a dopiero przeliczone wartości wchodzą do formularza.

Czego KSeF nie pokaże mi dla F-01/I-01?

KSeF nie zawiera amortyzacji, rezerw, rozliczeń międzyokresowych, kosztów wynagrodzeń (te są w systemie kadrowo-płacowym), kosztów produkcji w toku ani odpisów aktualizujących. Nie ma też informacji o przeciętnym zatrudnieniu w etatach, które wypełniasz w danych uzupełniających. W praktyce z KSeF wyciągasz przychody ze sprzedaży i znaczną część kosztów materiałowych i usług obcych, a resztę uzupełniasz z systemu FK i kadr.

Źródła i podstawa prawna

Pianista klasyfikuje faktury z KSeF po wymiarach potrzebnych do F-01/I-01: kierunek transakcji, konto księgowe (po regule dekretacyjnej), waluta, kod kraju kontrahenta. Wynikiem jest zestawienie, z którego kolejne wiersze RZiS liczy się jednym filtrem - bez przepisywania z rejestru VAT do Excela i z Excela do Portalu Sprawozdawczego. Pełny poradnik o mapie formularzy znajdziesz w pillarze o 72 formularzach GUS a KSeF.